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Cómo usar Twitter en las distintas etapas de un Evento


 ¿Sabes cómo usar Twitter en los Eventos? ¿Conoces sus ventajas y las acciones qué debes desarrollar en cada etapa del Evento?

 

Hoy quiero compartir contigo las ventajas que puedes conseguir al usar Twitter en los eventos y cómo debes usar esta red social para sacarle el máximo partido.

 

Cuando hablo de los eventos, no solamente me refiero al momento del desarrollo de éstos, sino a todas sus fases. Es decir, se debe fijar una estrategia de comunicación para las tres fases que tiene todo evento: el antes, el durante y el después.

 

Los eventos son un gran medio para potenciar tu marca, te permiten fidelizar y conseguir nuevos clientes. Y, Twitter es una herramienta muy potente que te puede ayudar a aumentar la repercusión del evento. Teniendo claro estos dos conceptos, ¿y si los combinamos? ¿Twitter y Eventos? ¡Vamos a ello!

Como te he dicho anteriormente, lo primero que se debe hacer es definir cuáles van a ser las acciones que se van a llevar a cabo en cada una de las distintas fases del Evento.

 

EVENTOSEn la primera, antes del evento, es cuando se envía la invitación a los invitados y se convoca a los medios de prensa. ¡Ojo! a los medios no se invitan, se convocan. En esta etapa las acciones de comunicación que debes llevar a cabo en Twitter son las siguientes:

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twitter-eventos1. Registrar una cuenta en Twitter 

En el caso de que el organizador no disponga de una cuenta para el evento propio es recomendable crearla.

No obstante, si se trata de un evento puntual donde el organizador ya tiene perfil en Twitter, se puede usar perfectamente dicha cuenta y aprovechar la comunidad existente.

 

Es muy importante que alimentes tu cuenta con noticias del sector y anuncies el evento. ¡Intenta conseguir seguidores de calidad y promociona bien el evento! ¡Informa de todas las posibles novedades!

 

Twitter- HASHTAG2. Crear un #Hashtag para tu Evento

Este es sin duda el paso más importante. La clave está en crear un nuevo Hashtag. Es imprescindible que cuando pienses cual va ser ese Hashtag verifiques que no existe. Te recomiendo que esté relacionado con el evento y que sea fácil de recordar para los usuarios, de esta forma te garantizas que lo escriban bien y que sea efectivo.

 

Es muy simple, es un concepto asociado a tu evento el cual debe incluir el símbolo # antes de la palabra, ¡Y ya tienes listo tu Hashtag!. Para comprobar si existe o no, simplemente en el buscador de Twitter lo insertas,  por ejemplo: #EventoImprovvisa y le das a buscar para comprobar que nadie más lo usa.

 

eventos3. Dar a conocer tu nuevo #Hashtag

Es esencial que promociones el evento y el hashtag al mismo tiempo. Es decir, que le empieces a dar “bombo” los meses previos al desarrollo del acto.

 

Te recomiendo que empieces a compartir tweets uno o dos meses antes de la celebración del evento acompañados siempre con el Hashtag que hayas creado para aumentar su visibilidad.

 

Es imprescindible que para dar a conocer el #Hashtag lo hagas visible en todos los soportes posibles,  como carteles, la biografía de Twitter, en otras redes sociales, en notas de prensa, invitaciones, etc. ¡En todos los medios que se te ocurran! ¡Cuantos más mejor!

 

Puedes fijar también un plan para que lo difundan los colaboradores y bloggers en sus redes sociales así vas a conseguir llegar a más personas.

 

Especifica a los usuarios sobre detalles del evento para atraer su atención hacia  él. Por ejemplo, los ponentes que van asistir, el contenido que se va emitir, el timing del evento, noticias relevantes del sector, formas de inscripción, etc. ¡Recuerda, siempre el contenido debe ir acompañado con el #Hashtag del evento!

 


Twitter-eventos4. Definir el contenido y seleccionar herramientas para monitorizar Twitter

Determina qué contenido vas a twittear antes, durante y después del evento. Una vez que lo tengas definido, debes establecer una serie de pautas:

 

  •  Cada cuanto vas a compartir contenido  (imágenes, vídeos…)

  • Hacer listas diferenciadas entre los asistentes, colaboradores y ponentes.

  • Seleccionar qué herramientas vas a usar para monitorizar Twitter.

Te recomiendo este artículo de 50 herramientas imprescindibles y gratuitas para el Community Manager de Ernesto Bustamente, un gran profesional en el ámbito del marketing digital y SEO,  en él vas a poder encontrar unas cuantos mecanismos que te ayuden con la monitorización de Twitter.

 

Entre ellas explica, HootSuite y TweetDeck , bajo mi punto de vista están muy bien para la fase de desarrollo del evento. Otras que puedes utilizar para días previos al evento son BufferManageFlitter o Social Bro.

 

Por otra parte para después del evento mi recomendación que es que hagas uso de Storify para hacer una recopilación de toda la actividad que se ha llevado a cabo en Twitter y uses TweetBinder o Metricool para medir el impacto estadístico que ha tenido el #hashtag.

 

Eventos5. Gestión de posible crisis

Ten en cuenta que vas a encontrarte de todo, por lo tanto debes tener una buena capacidad de reacción ante posibles comentarios negativos o incidentes que puedan surgir cuando llegue el momento del evento o incluso antes o después.

 

No debes bajar la alarma ya que eres la imagen de tu evento en el ámbito online. La clave está en que debes saber escuchar las diferentes opiniones de los usuarios y seguidores, comunicar de forma correcta el contenido y responder siempre las preguntas o menciones.

Por este motivo, como he citado en el punto anterior, es importante tener claro que herramientas vas a usar para monitorizar Twitter , sobre todo para tener una organización en el día del evento y que no se te escape absolutamente nada.

 

En el caso de que surja algún problema, tienes que siempre detectarlo al momento y solucionarlo de la forma más correcta y profesional posible.

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6. Insistir en la difusión del #Hashtag

¡Ya ha llegado el día! Cuando lleguen los invitados y se realice el check-in no te olvides de seguir haciendo hincapié en el #Hashtag del evento.

 

Recuérdaselo a los asistentes de forma visual, mediante carteles, proyecciones en alguna pantalla o tarjetas. De esta forma vas a facilitar el networking online y presencial entre los asistentes. Además te permitirá medir el impacto de tu evento de forma online.

 

twitter-eventos7. Tipo de Tweets que vas a emitir

El tipo de contenido qué vas a emitir ya lo has establecido en la fase pre-evento, ¡Es hora de ponerlo en práctica!

 

Haz actualizaciones durante el evento cada “X” minutos. Te recomiendo que compartas a tiempo real todo lo que vaya sucediendo, declaraciones, temas de interés de los ponentes o el timing del evento, es decir, lo que va a venir después. Incluso puedes recurrir a pequeñas retransmisiones en directo a través de Periscope.

 

Por ejemplo, “En breves habrá una pausa para el Coffee Break en la Sala 1” “El siguiente Ponente nos hablará sobre…” . De esta forma vas a dinamizar el evento entre los asistentes y facilitar que sigan el evento por Twitter a los que no acudan de forma física.

 

Utiliza acortadores de URL cuando compartas enlaces, te recomiendo bit.ly. Y no olvides que tus actualizaciones en Twitter deben ser claras y concretas. Es obvio que debes tener mucho cuidado con la ortografía y proporciones detalles del evento lo más perfecionado posible.

 

eventos-twitter8. Acompañar el contenido con Imágenes

El contenido audiovisual es muy efectivo en Twitter. Por este motivo es aconsejable que publiques fotos de las intervenciones o incluso de los descansos con los asistentes.

También puedes compartir vídeos con declaraciones de los asistentes o ponentes. Con esto logras humanizar el evento y hacerlo más interactivo.

 

twitter-eventos9. Proyectar en pantallas el contenido de Twitter

Es recomendable que cuentes con un espacio para proyectar los tweets que se vayan emitiendo. Te recomiendo que esto se haga cuando haya algún descanso o en el turno de preguntas para que no se pierda la atención hacia el ponente.

¡Es tu momento también! Puedes aprovechar para interactuar con los usuarios mediante preguntas o creando encuestas para ver como va evolucionado el evento y qué opinan los asistentes.

 

twitter-eventos10. Interactúa con la comunidad

Revisa constantemente las menciones, los RT y los mensajes directos. Ofrece contenido de calidad y otros links a otras páginas para poder dar mayor visibilidad al evento y facilita a los asistentes enlaces para ampliar conocimientos sobre el tema del que hable el ponente.

 

twitter-eventos11. Monitoriza Twitter durante el evento

Durante el evento es importante que se realice un breve análisis de como está funcionando todo. Debes comprobar la repercusión que está teniendo el evento en Twitter.

 

Es decir, el nivel de interacción, comentarios positivos o negativos, los favoritos, los RT, respuestas, las impresiones alcanzadas, cual es la hora de más actividad, la procedencia geográfica de los tweets, etc.

 

Eventos-Twitter12. Comunica el fin del evento

Cuando el evento haya llegado a su fin… ¡Comunícalo por Twitter! No dejes de estar pendiente de todo el movimiento que sigue en Twitter, pueden surgir posibles comentarios o preguntas las cuáles debes responder lo más rápido posible.

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twitter-eventos13. Agradece a todos su interacción 

Cuando finalice el evento, vienen las acciones post-evento. La más importante, es la de los agradecimientos. Dedícate un tiempo a responder y agradecer tanto a los ponentes, colaboradores como los no asistentes y los que si hayan acudido al evento.

 

Puedes también compartir noticias relacionadas con el evento, como notas de prensa, fotos o vídeos. Te recomiendo que elabores una lista con todos aquellos que hayan usado el hashtag, de esta forma fidelizas a unos “posibles clientes”  y facilitas el networking entre ellos.

 

twitter-eventos14. Valoración y recopilación final

Por último, debes elaborar un reporte final, es decir, un análisis sobre el impacto que ha tenido Twitter en todas las fases del evento.

Es interesante que uses Twitter Analytics para medir todos estos resultados y Social Mention para comprobar quién te ha nombrado en otras páginas.

 

Es aconsejable que elabores una “historia” con todos los tweets más destacados durante el evento, esto lo puedes recopilar como he nombrado anteriormente mediante la herramienta Storify.

—————————-

Y hasta aquí llega mi recopilación de algunas acciones claves qué debes tener en cuenta en Twitter para cada una de las fases de un evento. ¡Anímate a usar Twitter en tus eventos! Te permite dar más visibilidad, interactuar con los usuarios y  es un gran medio para obtener información a tiempo real.

 

Seguramente falten muchos más pasos, ¿Me recomiendas alguno más? ¿Usarías esta red social en un evento? ¡Espero que te haya sido útil! ¡Te espero en mi próxima improvvisación! (:

Twitter para eventos

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Leticia
leticiagrijoiglesias@hotmail.com

Graduada en Publicidad y RRPP con master oficial en diseño, organización y planificación de eventos y protocolo. Apasionada del mundo del social media, el posicionamiento SEO y de la imagen de un negocio.

25 Comments
  • Arancha Pérez
    Posted at 13:12h, 27 enero Responder

    Muy buenos consejos para sacarle el máximo partido a nuestros eventos con Twitter. Muchas gracias por el post Leticia. Por cierto, me encanta el diseño de tu web 😄.

    Un saludo.

    • Leticia
      Posted at 15:09h, 27 enero Responder

      ¡Hola Arancha! ¡Muchas gracias a ti por el comentario! Me alegro que te sea útil y que te guste el diseño (que vaya si no le he dado vueltas)

      Nos leemos, ¡Besiño!

  • Raquel Camacho
    Posted at 13:34h, 27 enero Responder

    Mucha gracias Leti por la info! Y por brindarnos las herramientas necesarias para que un evento tenga éxito en esta red social tan importante (Twitter).

    • Leticia
      Posted at 15:10h, 27 enero Responder

      ¡Hola Raquel! Gracias a ti por el comentario, la verdad es que es clave para un evento esta red social, espero que te sea útil. ¡Nos leemos! 🙂

  • Alicia Ro
    Posted at 10:24h, 29 enero Responder

    Me ha gustado mucho el artículo, Leticia. Me parece original y útil. ¡Comparto!

    • Leticia
      Posted at 10:42h, 29 enero Responder

      ¡Hola Alicia! ¡Qué alegría tenerte por mi Blog! Me alegro que te haya gustado, ¡Gracias! 🙂

  • Debora
    Posted at 20:38h, 31 enero Responder

    ¡Enhorabuena Leti! Me ha parecido un artículo muy interesante y original.Muchísimas gracias por mencionarme en el. Nos leemos 😉

    • Leticia
      Posted at 11:29h, 01 febrero Responder

      ¡Gracias Debora! 🙂 A ti por ofrecer esa recopilación tan bien explicada, nos leemos 😉

  • Agustín
    Posted at 20:39h, 01 febrero Responder

    Muchas gracias Leti, contenido super útil. Espero poder emplear varios de los consejos en mi web. Saludos

    • Leticia
      Posted at 23:08h, 01 febrero Responder

      ¡Muchas gracias Agustín! ¡Espero que sí, ya me contarás! 😉 Saludos.

  • Cómo utilizar Twitter en las fases de un...
    Posted at 10:57h, 03 febrero Responder

    […] Acciones que se deben hacer en Twitter durante, antes y después en la organización de un Evento.  […]

    • Leticia
      Posted at 20:09h, 03 febrero Responder

      ¡Muchas gracias por enlazar este post Eva! ¡Me alegro que te haya sido útil! 🙂

  • fátima ff
    Posted at 17:16h, 26 mayo Responder

    Hola Leti! Me encantan tus artículos. Habrá manera de descargarlos en un futuro?

    Gracias!!

    • Leticia
      Posted at 12:40h, 27 mayo Responder

      ¡Hola, Fati!

      Estoy trabajando en ello, en una guía, para que todos los suscriptores a mi blog se la puedan descargar de forma gratuita. ¡Pronto habrá novedades! 😉

      Gracias por la visita, ¡un besiño!

  • Podcast #6 Entrevista a Improvvisa - Organización de eventos
    Posted at 08:52h, 07 junio Responder

    […] Cómo usar Twitter en cada fase de un evento […]

  • Concha Galán
    Posted at 18:50h, 23 junio Responder

    Fantástico post Leticia. Muy bien explicado. ¡Felicidades! 😀

    • Leticia
      Posted at 22:50h, 25 junio Responder

      ¡Muchas gracias Concha! Me alegro que te haya gustado! un abrazo nos leemos 🙂

  • Alberto Martín Nieto
    Posted at 09:19h, 24 junio Responder

    Que importante es saber gestionar todas las posibilidades de twitter, los eventos muchas veces son descuidados o mal gestionados y la imagen de la persona o marca empeora radicalmente. Con este post aprendemos a gestionar un evento en Twitter de manera sobresaliente. GENIAL!

    • Leticia
      Posted at 22:51h, 25 junio Responder

      ¡Gracias Alberto! la verdad es que es muy importante gestionar Twitter en todas las fases del evento para potenciar la imagen de marca de forma positiva. Me alegro que te haya sido útil. ¡un abrazo!

  • Jesús
    Posted at 22:34h, 24 junio Responder

    Enhorabuena! Me ha gustado mucho el artículo! Viene genial para aprovechar al máximo los eventos.

    • Leticia
      Posted at 22:50h, 25 junio Responder

      ¡Muchas gracias Jesús! me alegro que te haya sido útil, un abrazo

  • Luis Márquez
    Posted at 13:35h, 26 junio Responder

    Para mí lo que condiciona el éxito de un evento es la resolución de alguna crisis. Geniales consejos Leti. Gracias.

    • Leticia
      Posted at 13:20h, 27 junio Responder

      ¡Que ilusión tenerte por aquí Luis! Muchas gracias por tu aportación y me alegro que te sean útiles estos consejos. ¡Un abrazo!

  • Javier Balcazar
    Posted at 01:16h, 22 noviembre Responder

    Hola Leti!

    Me ha encantado tu post, es una buena recopilación de consejos y se nota que pilotas del tema jeje.

    Yo te quería preguntar algo. Veo que dices al principio que a veces es mejor crear una cuenta de Twitter propia del evento. Si va a ser un evento de corta duración, pero se dispone de un par de meses de antelación para su preparación, ¿da tiempo a crear una cuenta de Twitter que genere engagement y difusión antes de la fecha o es mejor aprovechar una cuenta existente como la personal?

    Un abrazo y enhorabuena por el post 😉

    • Leticia
      Posted at 09:24h, 22 noviembre Responder

      ¡Hola, Javi! Gracias por pasarte. En relación con tu pregunta, si el evento va a tener varias ediciones es mejor crearse una cuenta propia para ir creciendo edición tras edición y así potenciar más la marca del evento. Lo normal es que los eventos “grandes” se preparen mínimo con seis meses de antelación, lo cual te permite crear una poca comunidad en Twitter. No obstante, si el organizador dispone de una cuenta existente con una comunidad acorde con el evento si se puede aprovechar como bien tu dices para su difusión. ¡Un abrazo, Javi!

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