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Guía para organizar un evento

¿Quieres organizar un evento y no sabes por dónde empezar? Hoy te traigo una guía de cómo crear un evento y todas las acciones que se deben llevar a cabo en cada fase.

 

Con este post quiero facilitarte las pautas de cómo se planifica y organiza un evento, qué actividades debes realizar en la producción y en la post-producción y cómo puedes promocionar el evento.

 

Antes de nada, es importante que tengas en cuenta una serie de conceptos en los qué hago hincapié a lo largo de esta publicación, como la figura del anfitrión, la invitación, la selección de los espacios para los eventos y una breve introducción del protocolo se debe seguir en cada tipo de presidencia.

 

¿Sabías que los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia con tu marca?  Las empresas deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar tu imagen, fidelizar y captar nuevos clientes.

Existen tres etapas bien definidas en la creación de los eventos: el antes, el durante y el después. Antes de profundizar en estas fases, debes tener en cuenta una serie de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de acto.

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1.El Briefing

El factor primordial para el desarrollo de cualquier evento es la elaboración de un briefing. Es decir, un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas.

En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos qué se quieren conseguir.

En este documento se recopila los siguientes aspectos, entre otros muchos:

  • La idea creativa

  • El público objetivo

  • La fecha y lugar de celebración

  • El presupuesto 

  • El programa del desarrollo del evento

  • Las gestiones con los proveedores

  • Las acciones durante, antes y después del evento.

 

 

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2. La creatividad

El segundo factor, es la creatividad, que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de contratar un organizador de eventos ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. 

Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del acto, por ello deben ser lo más creativos posibles.

 

eventos3. Los espacios y la localización

La elección de espacios y escenarios cada día exigen más sitios amplios capaces de albergar todos los contenidos funcionales. Esto requiere un gran esfuerzo de producción y montaje. El lugar geográfico dónde se organiza un evento va a tener incidencia en la producción del mismo y en su presupuesto.

 

Realizar eventos que requieren los desplazamientos del equipo de producción conlleva una mayor complejidad y gastos y también obliga a pensar en los proveedores. Tendrás que decidir si trabajas con proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.

 

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4. Las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías son otro componente que cobran un gran protagonismo.

En la mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos imprescindibles.

 

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Son tres etapas las que tienes que tener en cuenta en el proceso de organización de un evento.eventosLa fase per-producción: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabaja varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la idea.

 

La segunda etapa, es la producción: el desarrollo del evento. Es el momento de hacer las correspondientes visitas al lugar donde va a desarrollarse el evento para llevar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto. Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece un escaleta para que siga el equipo de producción. 

 

Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase de postproducción donde se analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la consecución de los objetivos y algo muy importante en la terminología actual de las empresas, el ROIes decir, medir el impacto y resultados del evento en relación con el retorno de los objetivos.

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5. Desarrollo del Briefing y tipo de evento

Esta fase como he comentado antes se basa en el desarrollo del briefing, donde se definen los objetivos, el público objetivo, la cantidad de asistentes, la fecha, la sede y las características del tipo de evento a realizar.

 

Existen varios tipos de eventos: conferencias, ferias, exposiciones, congresos, eventos corporativos, festivales, etc.

Debes ser consciente de que el briefing es un buen instrumento de gestión ya que te va a dar una idea de lo que quiere el cliente.

 

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6. Análisis de los objetivos

En este paso se fijan los objetivos de producción. El proyecto que se diseña para el evento debe guardar absoluta coherencia con los fines esperados.

 

Te recomiendo mantener reuniones con el cliente para saber que objetivos quiere cubrir con el evento y transmitirlo al equipo de la forma más ordenada posible para conseguir cubrir las expectativas del cliente. Hay que tener definido que se pretende con el evento, cuál es su filosofía, qué mensaje se quiere transmitir y cuál es su proyección.

 

eventos7. Lista de invitados , invitación y confirmación

Otro paso antes del evento es determinar el número y tipos de invitados. La lista de invitados, el envío de invitaciones y la confirmación de asistentes son acciones que se deben realizar en la denominada “fase taquilla”.

Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un determinado grupo el deseo por parte del anfitrión o entidad de que acudan a su evento. Hoy en día se pueden observar una gran variedad de diseños llenos de creatividad que incitan a asistir al evento.

 

Independientemente del diseño, toda invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que convoca el evento, quién invita (nombre del anfitrión, autoridad o entidad), a quién invitas (si se opta por la invitación personalizada), la sede donde tendrá lugar el acontecimiento, la fecha, la hora y si se requiere confirmación también se debe dejar claro en la propia invitación.

 

Si deseas añadir más texto, como algún pequeño mapa de cómo llegar al evento o algún timing de cómo transcurrirá el acto, puedes recurrir a otro elemento complementario que se adjunta con la invitación, que es lo que se denomina “nota de interés”.

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En cuanto las confirmaciones, si el invitado debe confirmar su asistencia es importante informárselo en la invitación. Se colocarán los datos de contacto y la fecha límite de inscripción.

 

Es recomendable pedir confirmación para conocer con antelación el número de asistentes para poder empezar a gestionar aspectos cómo el encargo del catering, el número de sillas, la colocación de presidencias, la seguridad, las acreditaciones, el  aforo, etc.

 

eventos8. Sede y fecha

Seleccionar la fecha de la actividad y el lugar del evento es otro paso importante dentro de la etapa pre-producción. Marcados los objetivos debes trabajar en la propuesta de producción.

 

Escoger una fecha que sea apropiada, normalmente los mejores días son miércoles o jueves de la semana, ya que son los días de más actividad profesional y por lo tanto los que más garantizan la asistencia.

 

Se debe analizar las ventajas y desventajas de las posibilidades del espacio. Hay que tener en cuenta una serie de aspectos, como las normas de funcionamiento del espacio, los accesos para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción, las dimensiones, capacidad de almacenaje, etc.

 

eventos9. Detección de necesidades

Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos, proyectores, etc.

 

Tienes que encargarte de contratar todo el equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico y las acreditaciones.

 

eventos10. Elaboración del presupuesto

Es necesario elaborar una estimación inicial del presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles, las acreditaciones, la comunicación, el personal, etc.

Aquí te dejo un enlace donde puedes obtener un modelo de plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.

 

eventos11. Promoción del evento 

¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento! Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los patrocinadores potenciales.

 

Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a través de una landing page con la información del evento (mailing), mediante inscripción online, publicidad en medios específicos del sector del evento, redes sociales, banners para la web, etc.

Mi recomendación es que explotes las redes sociales y tu blog . Asimismo, si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook Ads o Twitter Ads. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta en Adwords y SEM, donde explica detenidamente como hacer anuncios en Facebook.

 

Debes también ir vigilando las confirmaciones y si lo ves necesario enviar recordatorios.

 

eventos12. Tipos de presidencia y el anfitrión

Una figura que debes tener en cuenta es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta persona no está definida y es la propia entidad o marca la que hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto y la institución.

 

El anfitrión debe cumplir unas funciones específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de honor.

[bctt tweet=”Las presidencias comunican visualmente los mensajes que el evento quiere comunicar.”]

 

La presidencia es la zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.

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Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utilizan escenografías minimalistas donde la imagen de la marca y los colores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la numeración de la misma, también va en función de la finalidad y  la filosofía del evento.

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marketing13. Puesta en escena: planificación y ejecución

Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución sea perfecta se hará una reunión previa con todo el personal involucrado. 

 

Durante el desarrollo de un evento lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen diferentes profesionales.

Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de antelación, para asegurar que todo está correcto.

 

evento14. Organigrama y cronograma

Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de producción, su jerarquía. Te encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados del evento.

 

Te recomiendo hacer también un cronograma de actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y final.

 

evento15. Plan de necesidades

Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un documento que contemple la parte técnica y escenográfica necesaria para llevar a cabo el programa del evento.

 

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En esta etapa destacan dos acciones muy importantes, por un lado, las encuestas de satisfacción y por otro el reporte con los resultados obtenidos del evento.

 

evento16. Evaluación de los resultados: ROI

Una buena manera para evaluar el evento es enviar encuestas de opinión a los participantes. Además, si se puede responder de forma online, sería mucho mas simple recibir el feedback de los implicados.

Asimismo, debes medir si el cliente ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

 

1evento7. Agradecimientos a los asistentes 

Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es esencial facilitarle a los medios de comunicación el dossier del evento con todo el material que les sea útil.

 

eventos18. Revisar las redes sociales

Otra acción fundamental, es realizar un revisión de todas las redes sociales y hacer un seguimiento a los medios de comunicación.

Es interesante hacer un reporte de la actividad online, de lo qué se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones, etc.

 

eventos19. Reporte y sugerencias

Finalmente, tras la evaluación y análisis de los resultados obtenidos, debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y sugerencias, para transmitírselo al cliente.

 

Espero que te haya sido útil estos pasos para poder llevar a cabo un evento, no obstante, si echas en falta alguna acción deja tu comentario. ¡Estaré encantada de seguir ampliando este post!

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Leticia
leticiagrijoiglesias@hotmail.com

Graduada en Publicidad y RRPP con master oficial en diseño, organización y planificación de eventos y protocolo. Apasionada del mundo del social media, el posicionamiento SEO y de la imagen de un negocio.

4 Comments
  • Patricia Plaza
    Posted at 17:22h, 22 febrero Responder

    Hola,
    muchas gracias, me es muy útil para ampliar información y estructurarla.
    Un saludo,
    Pplaza

    • Leticia
      Posted at 17:50h, 22 febrero Responder

      ¡Hola Patricia! Me alegro que te sea útil, si consideras que debo incluir algún punto más no dudes en decírmelo para añadirlo 🙂 ¡Nos leemos! besiño.

  • Arancha
    Posted at 09:40h, 27 febrero Responder

    ¡Me ha encantado tu post Leti! Soy muy fan de tus fotos de cabecera de los post. Me tienes que enseñar a hacerlas 😉

    • Leticia
      Posted at 20:55h, 29 febrero Responder

      ¡Muchas gracias Ari! ¡Qué ilusión! Pues cuando quieras 🙂 a ver si coincidimos pronto por AulaCM:)

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